○宮若市戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程
令和4年10月11日
告示第213号
宮若市戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程(平成18年宮若市告示第18号)の全部を改正する。
(目的)
第1条 この告示は、宮若市電子計算システムの管理運営に関する規則(平成21年宮若市規則第21号)に定めるもののほか、市民課及び若宮総合支所市民窓口課における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理に関し必要な事項を定め、戸籍データ保護の適正な運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム 庁舎敷地外に設置された外部サーバにおけるクラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバと、市民課及び若宮総合支所市民窓口課に設置した戸籍専用端末により、現在戸籍、除かれた戸籍、戸籍附票及び人口動態調査票等を、磁気ディスク等に記録し、戸籍事務、戸籍附票事務及び人口動態調査事務等の戸籍関連事務(以下「戸籍関連事務」という。)を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント クラウド運用マニュアル、端末運用マニュアル、詳細設計書、構成情報管理ファイルその他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍関連事務の効率化を図るとともに、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)の規定に基づき、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データの保護について統括的管理を行うため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、市民課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講ずるとともに、事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍法(昭和22年法律第224号)第1条に定める戸籍事務管掌者に報告しなければならない。
(戸籍データ取扱責任者の設置)
第6条 保護管理者を補佐するため、戸籍データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、市民課市民係長をもって充てる。
(戸籍データ保護)
第7条 保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失及び損傷等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者から内容が読み取られることのない位置及び角度に配置しなければならない。
3 戸籍データは、戸籍関連事務以外に利用してはならない。
4 戸籍データは、不要となった時点で、速やかに焼却又は裁断等の復元できない方法により処分しなければならない。
5 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次に定めるところにより適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をしなければならない。
(2) 磁気ディスク等の受払及び管理に関しては、ラベルの名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。
(3) 磁気ディスク等を廃棄するときは、記録内容を消去し、焼却、裁断等の復元不可能な方法により処分しなければならない。
(4) 戸籍情報管理システム事業者に、外部認証のPCIDSSを取得しているデータセンターで提供されるクラウドサービスを利用させることで、適切な磁気ディスクの管理と戸籍データの漏えいの防止を図らせ、利用するデータセンターの認証取得の継続性について、定期的に認証取得状況を確認させなければならない。
(5) 必要に応じて、戸籍管理システム事業者に利用するデータセンターの認証取得の継続性を確認するものとする。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次に定めるところにより適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保しなければならない。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録しなければならない。
(3) 出力帳票を廃棄するときは、焼却又は裁断等の復元できない方法により処分しなければならない。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄するときは、保護管理者の許可を受けなければならない。
(戸籍サーバへのアクセス管理)
第11条 保護管理者は、戸籍サーバへのアクセスに際して、操作者に対し、操作者の業務処理範囲に限定された権限を設定したID及びパスワードを付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者に制限を設け、正当権限者以外の者の利用を防止しなければならない。また、戸籍サーバ利用に関する履歴を常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求し、利用状況を確認しなければならない。
3 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者と、緊急時における連絡体制を整備しなければならない。
(戸籍データへのアクセス管理)
第12条 保護管理者は、戸籍データへのアクセスに際して、操作者に対し、操作者の業務処理範囲に限定された権限を設定したID及びパスワードを付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者に制限を設け、不正利用を防止するため、戸籍情報システム事業者に緊急時の保守作業においてのみ許可されたID及びパスワードを付与するものとする。
3 保護管理者は、戸籍データアクセスに関する履歴を常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求し、利用状況を確認しなければならない。
4 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者と緊急時における連絡体制を整備しなければならない。
(戸籍情報システムへのアクセス管理)
第13条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別にシステム操作を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。なお、戸籍情報システムのバージョンアップ後の動作確認は、取扱職員が実施する。
2 保護管理者は、戸籍情報システムのアクセス履歴を常時記録し、必要に応じて利用状況を確認しなければならない。
(アクセス権限の漏えい防止措置)
第14条 戸籍サーバ、戸籍データ又は戸籍情報システムにアクセスするためのID及びパスワードを付与された者は、当該ID及びパスワードを他者に漏らすことなく適切に管理運用しなければならない。
2 保護管理者は、ID及びパスワードの設定及び管理運用の方法を定め、これを厳重に保管しなければならない。
3 保護管理者は、ID及びパスワードを当該者以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、自己のID及びパスワードを他者に漏らしてはならない。
5 戸籍情報システム事業者は、付与されたID及びパスワードを正当権限者以外の者に漏らしてはならない。
(取扱状況の把握)
第15条 保護管理者は、戸籍情報システム事業者に対し、必要に応じて次の事項を請求し、取扱状況を把握しなければならない。
(1) 戸籍サーバの使用状況
(2) 戸籍データの使用状況
2 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、戸籍情報システムの取扱状況を把握しなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 戸籍情報システムの使用状況
(3) 端末装置の管理状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) その他戸籍情報システムの運用に関すること
(端末装置の操作)
第16条 端末装置の操作は、取扱職員でなければ行うことができない。
2 端末装置の操作及び戸籍データの検索は、戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。
3 戸籍見出データ及び戸籍に関するデータの検索は、戸籍関連業務に必要な場合を除き行ってはならない。
(機器の管理)
第17条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表に掲げる戸籍情報システムに係る機器を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第18条 戸籍データの重要性、機密保持及びプライバシー保護に関する意識の向上並びにシステムの安全対策の推進を図るため、保護管理者は、取扱職員について、年1回以上の研修を計画し、これを実施しなければならない。
(守秘義務)
第19条 戸籍情報システムに関する事務に従事する者は、その事務処理について知り得た秘密を漏らしてはならない。その職を退いた後も同様とする。
(会議)
第20条 戸籍データ保護の適正な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護に関わる事務について開催するものとする。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者、取扱職員及び保護管理者の指定する職員をもって組織し、必要に応じて戸籍情報システム業者を招集するものとする。
4 会議の庶務は、市民課市民係において処理する。
附則
この告示は、令和4年10月11日から施行する。
附則(令和5年3月31日告示第88号)
この告示は、令和5年4月1日から施行する。
別表(第17条関係)
機器名称 | 管理責任者 | プライバシー保護 | 内容 |
戸籍用クライアント | 保護管理者 | パスワードによる起動 システム使用状況リスト | クライアントは、取扱責任者の任命した取扱職員がパスワードを入力し、起動させる。 システム使用状況リストを定期的に印刷し、そのリストを施錠のできる保管庫で適正な管理を行う。 |