○宮若市文書管理規程
平成18年2月11日
告示第4号
目次
第1章 総則(第1条―第9条)
第2章 収受及び配付(第10条―第13条)
第3章 起案及び回議(第14条―第20条)
第4章 令達(第21条―第23条)
第5章 発送(第24条―第27条)
第6章 整理、保管、保存及び廃棄(第28条―第36条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この告示は、宮若市における文書事務の管理について、基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。
(1) 課 宮若市事務分掌規則(平成31年宮若市規則第7号)第3条に規定する課をいう。
(2) 係 宮若市事務分掌規則第3条に規定する係をいう。
(3) 回議 決裁、決定若しくは承認を得るため、又は閲覧に供し、若しくは意見を調整するため、文書をその権限のある者に回付することをいう。
(4) 合議 決裁を受けるべき事案が2以上の課に関連があるとき、その承認を得るため、順次関係課に回議することをいう。
(5) 供覧 決裁、決定若しくは承認を求める事案ではないが、参考のため、又は指示を受けるため、順次所属上司又は関係課の閲覧に供することをいう。
(6) 到着文書 郵送、使送その他の経路で庁外から市に到着した文書をいう。
(7) 配付文書 到着文書のうち、文書主管課が受領し、その処理を経て当該文書に係る事案を担当する課(以下「主管課」という。)の文書取扱主務者に配付されたものをいう。
(8) 収受文書 配付文書又は主管課に直接到着した文書を文書取扱主務者が受領し、選別を行い、必要に応じ受付印の押印及び登録の手続を終えたものをいう。
(9) 完結文書 一定の手続に従って施行され、又は事案の処理が完了し、かつ、事件の完結した文書をいう。
(10) 保存 保存年限が30年、10年、5年及び3年に属する文書を、書庫に収納しておくことをいう。
(11) 保管 保存文書以外の文書を、主管課の事務室内の一定の場所に収納しておくことをいう。
(12) 引継ぎ 保管文書を、本庁にあっては総務課、若宮総合支所にあっては市民窓口課が管理する書庫に移すことをいう。
(13) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与され交換される文書をいう。
(文書取扱の原則)
第3条 事務を処理するに当たっては、文書をもって行わなければならない。
2 文書の処理は、正確かつ迅速に行い、常にその処理経過を明らかにしておかなければならない。
3 総合行政ネットワーク文書の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。
(文書の記号及び番号)
第4条 収受又は発送する文書には、当該年度の数字、記号及び番号を付けなければならない。
2 文書の記号は、宮及び課名の頭文字を冠したものとする。
3 文書の番号は、毎年4月から翌年3月までの一連番号による。
(令達文書の番号)
第5条 令達文書は、その種類ごとに、毎年1月から12月までの一連の番号を付けなければならない。
(総括管理)
第6条 総務課長は、各課における文書事務を総括する。
2 総務課長は、課の文書事務の実態を調査し、又は課の長(以下「課長」という。)に対し、当該課の文書事務について報告を求めることができる。
3 総務課長は、課長に対し、文書事務に関し必要な指導を行うことができる。
(課長の職務)
第7条 課長は、当該課における文書事務が適正かつ円滑に処理されるように職員を指導監督しなければならない。
(係長の職務)
第8条 係長は、上司の命を受け、その係における次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の収受、発送、決裁及び合議文書の整理に関すること。
(2) 文書の保管及び引継ぎに関すること。
(3) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(4) 文書事務の進行管理に関すること。
(5) その他文書の処理に関すること。
(文書取扱担当者)
第9条 係に文書取扱担当者を置く。
2 文書取扱担当者は、課長が職員のうちから指名し、総務課長に通知するものとする。
3 文書取扱担当者は、係長の文書事務を補助するものとする。
4 課長は、第2項の規定により文書取扱担当者を指名したとき、又は変更したときは、速やかに総務課長に報告しなければならない。
第2章 収受及び配付
(1) 封筒の余白に日付印を押印した上、開封しなければ主管課が判明しないものを除き、開封せずに主管課に配付するものとする。
(3) 官報は、官報整理簿(様式第2号)に記載の上、それぞれ製本するものとする。
2 到着文書のうち郵便料金の不足又は未納のもので、総務課長が必要と認めたものは、その料金を支払って受領することができるものとする。
(勤務時間外の到着文書の処理)
第11条 勤務時間外の到着文書は、宿日直員が受領し、勤務時間になってから速やかに総務課に引き継ぐものとする。
(誤配文書の処理)
第12条 誤って送られてきた文書があった場合、総務課長は、これを所轄の郵便局又は差出人に返送するものとする。
(配付文書等の処理)
第13条 文書取扱担当者は、受領した文書はすべて開封して閲覧し、受付印を押印し、収受文書整理簿(様式第3号)に必要事項を記載しなければならない。ただし、軽易な文書については、受付印の押印及び収受文書整理簿への記載を省略することができる。
2 不服申立て、訴訟その他収受の日時が権利の得喪に関する文書については、文書取扱担当者は、前項による手続のほか、封筒の表面余白に到達の日時を明記し、認印を押印しなければならない。
4 文書取扱担当者は、受領した文書で当該課の主管でないと思われるものは、速やかにその旨を記載した上、主管課が明らかな場合は当該課に回付し、明らかでない場合は、総務課に返付しなければならない。
第3章 起案及び回議
2 起案文書は、次に掲げる事項に留意して作成しなければならない。
(1) 文章は、簡単、平易、正確に記載すること。
(2) 必要に応じ参考資料、法規等を添付すること。
(3) 合議を要するものは、その合議欄に必要職名を記入すること。
(4) 秘密を要するものその他特別の扱いを要するものは、その旨を文書上欄余白部に記載すること。
(起案文書の決裁)
第15条 起案文書は、主管課長の承認を得るための回議を経て決裁権者の決裁を受けなければならない。
2 前項の回議に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 起案文書で至急に施行を要するもの及び事案が重要で、かつ、説明を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回って決裁を受けなければならない。
(2) 起案文書を代理決裁した者は、その認印の左上に「代」と記載しなければならない。この場合において、後閲に付すべきものは、更に「後閲」と記載しなければならない。
(合議)
第16条 他課に関連のある事案については、当該関係課の合議を経て決裁権者の決裁を受けなければならない。
2 合議の順序は、当該事案の主管課を最初とし、関連の深い課から順次合議するものとする。
3 合議した事案について関係課の意見が異なるときは、互いに協議し、なお双方の意見が一致しないときは、主管課は双方の意見を具して決裁権者の決裁を受けなければならない。
(起案文書の加除訂正)
第17条 起案文書の原案を加除訂正したときは、訂正者は加除訂正箇所に認印を押印し、特に重要な加除訂正の場合は、欄外等にその理由を記載しなければならない。
(合議の特例)
第18条 次に掲げる文書は、総務課に合議し、又は供覧しなければならない。
(1) 令達文案類
(2) 市議会に提出する議案類
(3) 法令、例規の解釈又は適用の方法に関する案類
(4) 私法上の法律関係の設定及び変更に関する事案で重要又は異例に属する案類
(5) 行政上及び民事上の争訟に関する案類
(変更又は廃案した起案の処置)
第19条 合議した起案であって上司の命によりその起案を変更又は廃案した場合、起案者は、その旨を合議先に通知しなければならない。
(決裁年月日及び施行年月日)
第20条 起案者は、起案文書が決裁されたとき、及び施行されたときは、当該起案文書の所定の欄に、決裁年月日及び施行年月日を記入しなければならない。
第4章 令達
(令達文書の種類)
第21条 令達文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により条例とするもの
(2) 規則 地方自治法第15条の規定により規則とするもの
(3) 告示 広く一般に対して、一定の事項を周知させるため公示し、又は公表するもの
(4) 通達 課及び係の全部又は一部に対して、事務執行上その取扱要領を定めるもの又はこれに類するもの
(令達文書の登録)
第22条 令達文書は、総務課に備付けの告示番号整理簿(様式第7号)に登録しなければならない。
(公告)
第23条 条例、規則及び告示は、宮若市公告式条例(平成18年宮若市条例第3号)により公告しなければならない。
第5章 発送
(1) 対外的に発送する文書の中で、特殊又は相当と認められるものは、副市長名又は課長名
(2) 庁内の往復文書及びこれに類するものは、課長名
2 前項の発信者名を用いるときは、その職氏名の下に、主管課係名を括弧書で記載するものとする。
(発送文書の公印)
第25条 発送文書には、宮若市公印に関する規程(平成18年宮若市告示第5号)の定めるところにより、公印を押印し、重要な文書については、更に契字印で決裁文書と割印しなければならない。ただし、次に掲げるものは、公印を省略することができる。
(1) 庁内の往復文書
(2) 軽易な文書
2 契約書、登記文書その他閉じ替えを禁ずる文書には、その閉じ目に割印をしなければならない。
(発送手続)
第26条 庁外に、文書を発送する場合、発送日の指定する時間までに総務課に持参し、備付けの帳簿に必要事項を記載しなければならない。
2 前項の規定により、総務課において発送文書を受けた場合、郵便局の指定する料金後納郵便物差出票の作成等の必要な事務処理を行い、速やかに発送しなければならない。
(料金受取人払制度の利用)
第27条 料金受取人払の制度を利用しようとするときは、料金受取人払申請票により事前に総務課長の承認を得なければならない。
第6章 整理、保管、保存及び廃棄
(完結文書の編集及び製本)
第28条 完結文書は、主管課において次により整理編集し、簿冊に製本しなければならない。
(1) 各会計年度の区分ごと、種類ごとに分類し、完結の順序に編集すること。
(2) 表紙には、年度、名称、保存種別及び主管課係名を記載すること。
(3) 適宜に、索引、目次、見出しを付けること。
(4) 1冊に製本できないときは、適宜、分冊すること。
(保存年限)
第29条 簿冊の保存年限は、別表に定める保存年限区分を基準として、ファイル基準表を主管課ごとに定めるものとする。
2 保存中の簿冊で保存年限の変更を必要とする場合は、ファイル基準表の修正を行って変更するものとする。
3 保存年限は、簿冊が完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。
(保存年限の見直し)
第29条の2 総務課長は、30年保存簿冊について保存年限が経過した時点で、主管課長と協議の上、保存年限の見直しを検討するものとする。
(簿冊の保管)
第30条 現年度及び前年度に生じた簿冊は、主管課の事務室において保管しなければならない。
2 総務課長は、前項の引継ぎを受けたときは、その簿冊の編集内容及び保存期間を審査し、必要な指導をすることができる。
(簿冊の保存)
第32条 前条の手続を経て総務課に引き継がれた簿冊は、書庫に配架し、適正に管理、保存しなければならない。
(簿冊の貸出し)
第33条 書庫に収納している簿冊の貸出しを受けようとするときは、総務課長の承認を得なければならない。
2 簿冊の貸出期間は、原則として7日以内とする。ただし、書庫の整理その他総務課長において必要があると認めたときは、貸出しを拒否し、又は貸出期間内でもこれを返還させることができる。
3 貸出しを受けた簿冊を紛失し、又は汚損したときは、速やかに総務課長に届け出なければならない。
(保存年限の更正)
第34条 総務課長は、保存簿冊について随時保存の要否を審査し、保存期間を変更することができる。この場合、保存の必要がないと認めた簿冊は、次条の手続を経てこれを廃棄することができる。
2 前項前段の規定により期間が変更された簿冊は、新たに期間を定めて保存するものとする。
(廃棄)
第35条 総務課長は、保存期間を経過した簿冊の廃棄の要否を主管課に確認の上、廃棄するものとする。
2 前項の規定により簿冊を廃棄する場合、機密のもの又は他に悪用されるおそれのあるものは、焼却、切断等により行わなければならない。
(福岡県自治振興組合への移管)
第36条 総務課長は、保存期間が経過した文書のうち、歴史的価値を有すると認められるものについて、主管課長と協議の上、福岡県市町村公文書館において保存するため、福岡県自治振興組合へ移管するものとする。
附則
この告示は、平成18年2月11日から施行する。
附則(平成19年7月3日告示第152号)
この告示は、公布の日から施行する。
附則(平成22年8月3日告示第123号)
この告示は、公布の日から施行する。
附則(平成24年5月7日告示第97号)
この告示は、公布の日から施行する。
附則(平成24年6月29日告示第256号)
この告示は、平成24年7月1日から施行する。
附則(平成31年4月1日告示第78号)
この告示は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和3年8月10日告示第168号)
この告示は、公布の日から施行する。
別表(第29条関係)
| 文書の種類 |
30年保存 | 1 市議会の会議録、議決書 2 条例、規則、告示の原議 3 市史及びその資料となる重要文書 4 隣接市町との廃置分合、境界変更及び名称変更に関する文書 5 職員の任命、進退、賞罰、身分等に関する重要文書 6 褒賞に関する文書 7 不服申立て、審査請求、訴訟、調停及び和解に関する文書 8 各種契約、覚書に関する重要文書 9 財産及び市債に関する重要文書 10 予算書及び決算書 11 市長の事務引継に関する文書 12 その他30年保存の必要があると認められるもの |
10年保存 | 1 寄附採納に関する文書 2 金銭出納に関する重要文書 3 租税その他各種公課に関する文書 4 各種契約、覚書に関する文書 5 財産及び市債に関する文書 6 補助金に関する文書 7 その他10年保存の必要があると認められるもの |
5年保存 | 1 行政執行上必要な調査、統計、報告に関する文書 2 工事に関する文書 3 市広報紙 4 陳情・請願に関する文書 5 その他5年保存の必要があると認められるもの |
3年保存 | 1 職員の勤務の実態を証するもの 2 官報、県公報 3 物品の売買契約に関する文書 4 金銭出納に関する文書 5 その他3年保存の必要があると認められるもの |
1年保存 | 1 文書の収受、発送に関するもの 2 各種通知、報告、届等 3 照会、回答等 |
様式 略