○宮若市磁気ディスク装置による除籍及び改製原戸籍の取扱要領

平成18年2月11日

告示第19号

(目的)

第1条 この告示は、戸籍情報システムに係る磁気ディスク装置の適正な運営及び管理を図ることを目的とする。

(記録簿)

第2条 見出し検索システム及び磁気ディスク装置に記録するデータは、次に掲げるものとする。

(1) 除かれた戸籍(以下「除籍」という。)及び改製原戸籍の見出しデータ

(2) 除籍簿

(3) 改製原戸籍簿

(記録簿の保護)

第3条 データ保護のため、バックアップ用各光磁気ディスク盤に、最初のデータ記録日を作成期日として記録する。

(機密保護及び管理)

第4条 基本的人権を尊重し、個人情報を保護するため、次に規定するところにより適切なデータ保護を行うものとする。

(1) 磁気ディスク装置の入出力操作に際しては、パスワードを使用し、部外者による使用を不能とする。

(2) パスワードは、取扱責任者が管理し、そのコードは秘密とする。

(3) 記録済の磁気ディスク装置は、総務課情報政策係内コンピュータ室(以下「コンピュータ室」という。)からの持出しを禁止するとともに、コンピュータ室内に厳重に保管する。

(入力操作担当者)

第5条 入力操作は、戸籍情報システムの取扱職員が行うものとする。

2 除籍及び改製原戸籍(以下「除籍等」という。)に訂正の必要が生じた場合、磁気ディスクの記録の入替えは、除籍等の原本を訂正する職員が同時に行うものとする。

(検索項目の設定)

第6条 除籍・改製原戸籍見出し検索システムの検索項目として設定し、記録時に入力する項目は、次に掲げるものとする。

(1) 筆頭者又は戸主の氏名

(2) 本籍地名

(3) 本籍地番

(4) 前筆頭者又は前戸主の氏名

(5) 構成員

(6) 区分

(7) 除籍年及び改製年

(8) 登録番号

(入力方法)

第7条 前条各号の項目は、次に掲げる手順により入力する。

(1) パスワードにより、操作不能状態を解く。

(2) 原本をスキャナー(読取装置)にかける。

(3) 内容をディスプレイ画面で確認する。

(4) 前条各号に掲げる項目について次のとおり入力する。

 筆頭者又は戸主の氏名は、漢字入力

 本籍地名は、コード番号入力

 本籍地番は、数字入力

 前筆頭者又は前戸主の氏名は、漢字入力

 構成員は、漢字入力

 区分は、コード番号入力

 除籍年及び改製年は、数字入力

 登録番号は、数字入力

(5) スキャナーを作動させ、当該除籍等の記載者全員を読み取り、磁気ディスクに記録する。掛紙がある場合については、掛紙を上げた状態と下げた状態の両方を記録する。

(6) 除籍等に訂正の必要が生じた場合は、当該除籍等をディスプレイ画面に呼び出し、確認の上、訂正済み原本をスキャナーにかけ、同一コードの訂正版として磁気ディスクに記録することにより、訂正後の状態を更新させる。

(7) バックアップ用光磁気ディスクは、マスターディスクから複写した期日を記録する。

(原本の保管)

第8条 磁気ディスクに記録済みの除籍等の原本は、戸籍法(昭和22年法律第224号)に定める事務手続により保管する。

(謄抄本の出力)

第9条 除籍等に係る謄抄本請求があった場合は、次に掲げる手順により見出し検索システムのキーボード操作で検索を行い、当該除籍等を出力する。

(1) 戸籍情報システムのメニュー画面で検索処理を選択し、パスワード入力を行い画面ロックを解除する。

(2) 索引対象者の氏名、本籍地等を入力して検索を行う。

(3) 該当除籍等をディスプレイ画面で確認し、プリンターから出力する。

(その他)

第10条 磁気ディスク装置によるデータ管理については、この告示に定めるもののほか、宮若市戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程(平成18年宮若市告示第18号)による。

附 則

この告示は、平成18年2月11日から施行する。

附 則(平成19年3月31日告示第93号)

この告示は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成22年4月1日告示第61号)

この告示は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成24年3月30日告示第108号)

この告示は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成24年6月29日告示第256号)

この告示は、平成24年7月1日から施行する。

附 則(平成26年3月31日告示第76号)

この告示は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成31年4月1日告示第78号)

この告示は、平成31年4月1日から施行する。

附 則(令和2年3月31日告示第111号)

この告示は、令和2年4月1日から施行する。

宮若市磁気ディスク装置による除籍及び改製原戸籍の取扱要領

平成18年2月11日 告示第19号

(令和2年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第7節
沿革情報
平成18年2月11日 告示第19号
平成19年3月31日 告示第93号
平成22年4月1日 告示第61号
平成24年3月30日 告示第108号
平成24年6月29日 告示第256号
平成26年3月31日 告示第76号
平成31年4月1日 告示第78号
令和2年3月31日 告示第111号