○宮若市戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程

平成18年2月11日

告示第18号

(目的)

第1条 この告示は、宮若市電子計算システムの管理運営に関する規則(平成21年宮若市規則第21号)に定めるもののほか、市民課における戸籍情報システムに係るデータの保護に関し必要な事項を定め、データ保護の適正な運営を確保することを目的とする。

(定義)

第2条 この告示において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 戸籍情報システム 総務課情報政策係のコンピュータ室内及び市民課に設置した戸籍専用コンピュータにより現在戸籍、除かれた戸籍、戸籍附票及び人口動態調査票等を、磁気ディスク等に記録し、戸籍事務、戸籍附票事務及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。

(2) データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。

(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。

(4) ドキュメント システム設計書、プログラム仕様書、操作説明書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。

(処理の基本方針)

第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。

(戸籍データ保護管理者の設置)

第4条 戸籍情報システムの適正な運用及びデータ保護について統括的管理を図るため、データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、市民課長をもって充てる。

(保護管理者の職務)

第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状況について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。

2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講ずるとともに、事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍法(昭和22年法律第224号)第1条に定める戸籍事務管掌者に報告しなければならない。

(データ取扱責任者)

第6条 保護管理者を補佐するため、データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、市民課市民係長をもって充てる。

(データ保護)

第7条 保護管理者は、データの漏えい、滅失及び損傷等の防止に必要な措置を講じなければならない。

2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者から内容が読み取られることのない位置及び角度に配置しなければならない。

3 データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理し、又は他の業務に利用してはならない。

4 データは、不要となった時点で、速やかに裁断等の復元できない方法により処分しなければならない。

(磁気ディスク等の管理)

第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次により適正に管理しなければならない。

(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等、取扱責任者にこれらの安全を確保させるとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。

(2) 受払及び管理に関しては、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。

(3) 廃棄するときは、記録内容を消去した上で、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。

(ドキュメントの管理)

第9条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。

2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄のときには、保護管理者の許可を受けなければならない。

(パスワードの管理)

第10条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。

2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。

3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。

4 取扱職員は、パスワードを第1項により定められた業務の目的を超えて使用してはならない。

5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。

(取扱状況の把握)

第11条 保護管理者は、取扱責任者に次に掲げる事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握していなければならない。

(1) パスワードの使用状況

(2) 端末装置の管理状況

(3) データの取扱状況

(4) 戸籍事務室の管理状況

(5) その他戸籍情報システムの運用に関すること。

(端末装置の操作)

第12条 端末装置の操作は、取扱職員でなければできない。

2 端末装置の操作及びデータの検索は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。

(機器及びソフト等の保管)

第13条 保護管理者は、データの適正な管理を図るため、別表に掲げる戸籍情報システムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。

(データの重要性等についての研修の実施)

第14条 データの重要性及び機密保持、プライバシー保護に関する意識の高揚並びにシステムの安全対策の推進を図るため、保護管理者は、新任の取扱職員及び取扱職員に対して年1回以上の教育及び研修計画を策定し、これを実施しなければならない。新任の取扱職員については、配属後できるだけ早い時期に実施しなければならない。

(会議)

第15条 データ保護の適正な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。

2 会議は、保護管理者が必要に応じて、データ保護にかかわる事務について開催するものとする。

3 会議は、保護管理者、取扱責任者、取扱職員及び保護管理者の指定する職員をもって組織する。

4 会議の庶務は、市民課市民係において処理する。

附 則

この告示は、平成18年2月11日から施行する。

附 則(平成19年3月31日告示第93号)

この告示は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成22年4月1日告示第61号)

この告示は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成24年3月30日告示第108号)

この告示は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成24年6月29日告示第256号)

この告示は、平成24年7月1日から施行する。

附 則(平成26年3月31日告示第76号)

この告示は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成31年4月1日告示第78号)

この告示は、平成31年4月1日から施行する。

附 則(令和2年3月31日告示第111号)

この告示は、令和2年4月1日から施行する。

別表(第13条関係)

戸籍情報システムに係る機器及びソフト等の保管一覧

機器名称

管理責任者

プライバシー保護

内容

戸籍用サーバ

保護管理者

施錠のできるコンピュータ室

サーバ本体は、施錠のできる電算室にて管理する。

電算室のかぎは、保護管理者が管理する。

戸籍用クライアント

取扱責任者

パスワードによる起動

システム使用状況リスト

クライアントは、取扱責任者の任命した取扱職員がパスワードを入力し、起動させる。

システム使用状況リストの控えを持ち、適正な管理を行う。

バックアップ用媒体

保護管理者

バックアップ記録リスト

施錠のできる保管庫

バックアップ記録リストを定期的に記録し、そのリストを施錠できる保管庫で保管する。

「MICJET」のプログラム

保護管理者

複写及び変更不能のプログラム保護

アプリケーションプログラムを複写変更させないための保安措置をソフト的に講ずる。

宮若市戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程

平成18年2月11日 告示第18号

(令和2年4月1日施行)